La telefonía VoIP se está volviendo una solución cada vez más popular para proporcionar comunicación telefónica en oficinas o en casa. Gracias a que la tecnología permite usar Internet para comunicarse, los propietarios de negocios pueden acceder a llamadas económicas dentro de su país y al extranjero, así como a muchos otros servicios útiles para optimizar el trabajo del centro de llamadas corporativo.
Para la telefonización de la oficina se pueden usar teléfonos VoIP especiales, que se parecen a los teléfonos fijos tradicionales pero cuentan con muchas funciones adicionales.
Cómo funciona la telefonía VoIP
El proceso de transmisión de datos de voz a través del protocolo IP se llama VoIP. Este sistema telefónico permite hacer y recibir llamadas usando Internet en lugar de la red fija tradicional. Las empresas solo necesitan tener Internet de alta velocidad para conectar la telefonía VoIP.
No se requiere instalar cables telefónicos ni equipos de centralita; VoIP ofrece soluciones en la nube para estas tareas.
Uno de los servicios de VoIP son los números virtuales. El usuario puede elegir el número del país que necesite para su trabajo y comunicación. Los números virtuales pueden ser:
- Internacionales, por ejemplo, para EE. UU., China, Alemania y otros países;
- Locales, por ejemplo, si un abonado está en Lviv pero necesita un número de la capital de Ucrania — Kyiv.
Además de los números VoIP para llamadas, se pueden solicitar números para recibir faxes, un servicio popular entre empresarios europeos que permite recibir documentos y correspondencia sin un fax físico, directamente en el correo electrónico.
Los números virtuales funcionan mediante reenvío de llamadas, que se pueden dirigir a:
- Teléfono fijo o móvil;
- Aplicación SIP (softphone) instalada en PC, tablet o smartphone;
- Teléfono VoIP.
Tanto los softphones como los teléfonos VoIP usan el protocolo SIP. La diferencia es que la aplicación SIP debe instalarse en el dispositivo del usuario (hay versiones para Windows, iOS, Android y otras), mientras que el teléfono VoIP ya tiene el software necesario, y al usuario solo le queda conectar Internet y registrar su cuenta SIP en la configuración.
Si la empresa usa los números no solo para llamadas sino también para SMS, los parámetros de reenvío son:
- Número móvil;
- URL;
- Correo electrónico.
El reenvío de mensajes a un teléfono es un servicio de pago, mientras que los otros dos parámetros son gratuitos. Desde la cuenta personal en el sitio web de Freezvon se puede usar la función “Enviar SMS”. Es importante recordar que cada número de abonado se elige individualmente; no está previsto enviar mensajes masivos idénticos a varios números.
Ventajas de usar la telefonía VoIP
El principal beneficio para la empresa que adopta telefonía virtual es el costo. Al prescindir de equipos locales y de muchos cables telefónicos, los gastos en telefonía de oficina se reducen significativamente.
La configuración del teléfono VoIP y la administración de la centralita virtual se realizan a través de Internet. Esta solución es conveniente tanto para pequeñas como para grandes empresas, y también para equipos que trabajan de forma remota en distintas ciudades o países. Con los números VoIP, están disponibles tarifas económicas para llamadas internacionales y de larga distancia.
Qué es un teléfono VoIP
Un teléfono VoIP es un teléfono empresarial que utiliza tecnologías VoIP y que externamente se parece a los modelos tradicionales de teléfonos fijos. Sin embargo, transmite voz en formato digital a través de Internet.
El dispositivo puede conectarse a la red mediante cable Ethernet o Wi-Fi. No requiere adaptador, por lo que se puede usar incluso en oficinas pequeñas sin ocupar espacio con cables adicionales.
Si al usuario le resulta incómodo sostener constantemente el auricular, puede conectar un auricular manos libres, dejando las manos libres. Esto es común en los call centers, donde los agentes introducen datos de los clientes mientras hablan.
Diferencias entre teléfonos VoIP y teléfonos analógicos
- Con una conexión a Internet rápida, se obtiene alta calidad de voz (HD Voice);
- Un teléfono analógico necesita una línea telefónica por número y solo puede atender una llamada a la vez. El teléfono VoIP permite agregar múltiples cuentas SIP para atender varias llamadas simultáneamente;
- Se conecta directamente al router mediante cable Ethernet, sin depender de la red pública;
- Un teléfono fijo puede usar telefonía IP si se conecta a un adaptador SIP, pero un teléfono VoIP no lo necesita.
Factores a considerar al elegir un teléfono VoIP
- Funciones del teléfono: el número de botones determina la cantidad de funciones;
- Compatibilidad con auriculares inalámbricos y puerto USB;
- Tipo de usuario: los teléfonos con auriculares son mejores para soporte, mientras que los teléfonos con auriculares inalámbricos son ideales para gerentes que se mueven por la empresa;
- Presupuesto: el precio promedio es de unos $30;
- Puertos de red: un puerto adicional permite conectar el teléfono a un PC, útil si la empresa tiene conexiones limitadas.
Cómo configurar la red de comunicaciones de la empresa
La telefonía IP corporativa se basa no solo en números virtuales, sino también en centralitas IP. Permite gestionar llamadas salientes, realizar llamadas y usar funciones adicionales no disponibles en centralitas analógicas, como:
- Conferencias;
- Menús de voz IVR;
- Reenvío condicional de llamadas;
- Mensaje de bienvenida;
- Llamadas internacionales económicas.
La centralita virtual funciona a través del servidor en la nube del proveedor VoIP Freezvon. El proveedor se encarga de las actualizaciones del software, lo que resulta económico para la empresa.
Los teléfonos VoIP son especialmente útiles para departamentos de soporte y ventas que reciben muchas llamadas, pero también los pueden usar empleados remotos mediante acceso online a la centralita IP.
La centralita virtual es flexible y configurable según las necesidades de la empresa. Para atender muchos abonados, se recomienda usar números virtuales multicanal, permitiendo que los agentes contesten varias llamadas simultáneamente. La centralita IP facilita la escalabilidad del negocio, pudiendo crear nuevas cuentas SIP o agregar canales adicionales.
El teléfono VoIP permite no solo recibir llamadas, sino también redirigirlas a otros dispositivos, ideal para directivos que están en movimiento.
Cómo empezar a usar un teléfono VoIP y una centralita virtual
La telefonía virtual puede implementarse en cualquier etapa del desarrollo del negocio. La inversión se recupera rápidamente, ya que mejora la gestión de llamadas, agiliza la resolución de problemas de clientes y aumenta la rentabilidad.
Al conectar la centralita IP en Freezvon, se obtiene un número virtual gratis. Luego, los gerentes proporcionan la cuenta SIP; solo resta registrar la cuenta en el teléfono VoIP elegido. La implementación de la oficina no toma mucho tiempo, ya que la centralita virtual está lista para usar en tres días.
Aunque Freezvon no vende teléfonos VoIP directamente, ofrece asistencia completa para conectar la centralita IP y el número virtual, con soporte disponible 24/7 por chat y teléfono.
