Système téléphonique PBX : Principes de base, avantages et domaines d’application
Vous souhaitez vous débarrasser d'un poste téléphonique obsolète et remplacer les câbles anciens et encombrants par une solution aux avantages indéniables ? Un PABX virtuel est une solution moderne qui constitue une excellente alternative à la connexion d'un système téléphonique fixe. Comparée à une ligne traditionnelle, cette solution offre la même gamme de services et de possibilités, sans nécessiter d'espace physique pour l'installation et le raccordement des équipements. De plus, vous conservez votre numéro virtuel même en cas de déménagement ou de changement de bureau.
De quoi avez-vous besoin pour configurer un PBX virtuel ?
Freezvon propose des services de téléphonie PBX cloud exclusivement aux entreprises. Pour utiliser un hébergement PBX virtuel, vous avez besoin d'au moins un numéro virtuel avec fonction d'appel (types : « Appels », « Appels et SMS », « Appels et fax », « Numéro vert »).
Pour configurer un PBX virtuel, vous aurez besoin des éléments suivants :
- Signer un contrat entre votre entreprise et Freezvon ;
- Acheter un ou plusieurs numéros virtuels avec fonction d'appel.
Si vous ne disposez d'aucun numéro avec la fonction d'appel activée, vous ne pourrez pas commander de PABX virtuel. Veuillez connecter un numéro virtuel, puis vous pourrez configurer votre PABX IP virtuel.
Si vous n'avez pas encore signé de contrat avec notre société, vous devrez télécharger les documents de votre entreprise lors de l'achat de l'un de nos forfaits, y compris l'essai gratuit. Notre responsable vous contactera dès réception de votre commande.
Pour signer un contrat, nous aurons besoin des documents suivants :
- Certificat d'immatriculation ;
- Passeport ou carte d'identité du signataire ;
- Si le contrat est signé par une personne autre que votre directeur/PDG, un document attestant que cette personne est habilitée à signer des contrats ;
- Extrait du registre du commerce et des sociétés, le cas échéant ;
- Coordonnées bancaires.
Vous pourrez ensuite fournir les spécifications techniques de votre système PBX virtuel. Votre PBX se chargera alors de répondre à vos besoins !
Le concept de téléphonie en ligne
Un système BPX virtuel représente une nouvelle étape dans le développement de la téléphonie, remplaçant les appareils physiques encombrants. Ces systèmes permettent de résoudre les problèmes suivants :
- Communication interne à l'entreprise ou à une division ;
- Réception et émission d'appels ;
- Répartition optimale des appels entrants entre les téléconseillers et les agents du service client ;
- Intégration avec un CRM permettant aux employés de gérer le processus de vente et de simplifier la relation client ;
- Enregistrement des conversations téléphoniques ;
- Création d'un menu SVI ;
- Connexion d'un nombre illimité de comptes SIP.
Cette liste n'est pas exhaustive ; toutefois, leurs avantages pour toute entreprise sont indéniables.
Quel équipement est nécessaire pour connecter une station téléphonique virtuelle ?
Contrairement à une station physique traditionnelle, un système téléphonique basé sur le cloud ne nécessite pas l'installation de matériel spécifique. Tous les logiciels et les données nécessaires à son fonctionnement optimal sont hébergés sur le serveur du fournisseur.
Pour le stockage et la transmission des données, toutes les informations sont stockées sur le serveur sous forme chiffrée. Deux types de protocoles sont utilisés à cet effet :
- VoIP – pour les communications vocales ;
- SIP – pour le transfert de données multimédias.
When you connect the virtual PBX service, you get access to all this information stored on the server, and you can independently manage the system and customize it to your requirements, connecting additional services and adjusting the number of accounts. Call management, as well as changing settings, are carried out in real time.
Comment fonctionne un PBX cloud ?
Le principe de fonctionnement d'un poste IP PBX est simple :
- L'entreprise reçoit un numéro de téléphone unique.
- Un appel entrant est acheminé vers le cloud.
- Selon les paramètres définis, il est redirigé vers l'opérateur (employé) désigné.
- Si un responsable est occupé et ne peut pas répondre, l'appel est redirigé vers le destinataire suivant sur la liste (ou la distribution des appels peut s'effectuer selon un autre scénario, en fonction des besoins).
Presque toutes les entreprises modernes ont besoin d'un système de renvoi d'appels performant, généralement une fonctionnalité essentielle des PABX virtuels économiques. Ce système dépend de l'organisation du travail, des spécificités de chaque service et de la répartition des responsabilités entre les employés. La téléphonie SIP permet de transférer les appels vers les employés absents ou occupés par d'autres tâches.
Voici un bon exemple : un appel entrant sur un téléphone professionnel est automatiquement transféré vers le portable ou le domicile du salarié lorsqu’il est absent du bureau. De même, si la personne est indisponible pendant ses heures de travail, l’appel est automatiquement transféré à un collègue. Les clients qui tentent de joindre l’entreprise en dehors des heures ouvrables entendent un message vocal (par exemple, une notification indiquant qu’un responsable les rappellera le lendemain). Par ailleurs, différents systèmes de gestion des appels entrants permettent aux utilisateurs de ne manquer aucun appel et de fidéliser leurs clients actuels et futurs.
Il convient de noter que, grâce à un fournisseur de PBX virtuel fiable, il est possible de configurer différents scénarios de distribution d'appels en téléphonie SIP. Le client peut être initialement accueilli par un assistant vocal qui le transférera rapidement vers le spécialiste concerné. Dans un autre scénario, l'appelant pourra entendre toutes les informations nécessaires grâce à un assistant vocal (si cette fonctionnalité est installée).
Avantages de la connexion d'un PBX cloud pour les entreprises
- Une solution PBX cloud permet aux entreprises d'améliorer leur réputation et de fidéliser leur clientèle. La répartition efficace des appels entre opérateurs disponibles permet de réduire le temps d'attente.
- La possibilité de connecter un nombre illimité de numéros. Les appels peuvent être transférés jusqu'à ce qu'un employé soit disponible. Le propriétaire du système peut ainsi le configurer pour un nombre quelconque d'opérateurs. Ce système optimisera les systèmes CRM et augmentera les ventes des boutiques en ligne.
- Aucun matériel spécialisé n'est nécessaire. Un système téléphonique PBX peut être connecté non seulement aux téléphones fixes, mais aussi aux appareils mobiles, ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes et téléphones IP.
- Une large gamme de paramètres polyvalents. Les systèmes téléphoniques professionnels PBX permettent aux utilisateurs de les personnaliser selon leurs besoins. Ils peuvent insérer un message d'accueil vocal au lieu des bips habituels, configurer le transfert d'appel en dehors des heures de bureau, créer des listes noires et blanches, et bien plus encore.
- En cas de déménagement, votre numéro vous suit. Cela signifie que les bases de données clients contenant les contacts importants ne seront pas perdues.
- Un système téléphonique professionnel virtuel permet aux utilisateurs de se connecter à un numéro de n'importe quel pays, ce qui leur permet d'affirmer leur présence sur de nouveaux marchés. L'achat d'un numéro étranger vous permet de vous intégrer à de nouveaux marchés, de développer votre activité dans de nouvelles régions et d'élargir votre clientèle cible.
- Plus besoin d'ouvrir des succursales à l'étranger. Vous pouvez communiquer avec vos clients directement depuis votre bureau, sans avoir à vous déplacer. De plus, vos clients ne se rendront même pas compte qu'il s'agit d'un appel international, car ces numéros de téléphone possèdent l'indicatif du pays concerné.
- Les prix des services PBX cloud sont bien inférieurs à ceux de l'itinérance. Si vous prévoyez de passer fréquemment des appels internationaux, cette solution sera la plus rentable et la plus économique. Avec un numéro virtuel, vous ne payez que les minutes de conversation. Pour vos clients, ces appels sont gratuits.
La période d'essai gratuite d'un PBX virtuel permet de constater les avantages de tarifs d'appel réduits et la commodité d'un espace de travail numérisé grâce aux systèmes d'hébergement cloud et aux lignes téléphoniques accessibles aussi bien au bureau qu'à distance.
Domaines d'application
Les avantages d'un tel réseau pour les entreprises sont inestimables. Il est particulièrement répandu dans les secteurs d'activité suivants :
- Exploitation de centres d'appels ;
- Petites, moyennes et grandes entreprises axées sur les marchés internationaux ;
- Grandes places de marché ;
- Boutiques en ligne.
Outre son utilisation dans le monde des affaires, la téléphonie en ligne avec numéros virtuels peut également servir au quotidien pour s'inscrire sur des plateformes en ligne, vérifier des comptes et contourner les restrictions géographiques d'accès à certains sites web. De plus, ce service est généralement peu coûteux.
Services supplémentaires
Le système téléphonique de bureau virtuel permet aux utilisateurs de connecter des fonctionnalités supplémentaires. Outre la possibilité de passer des appels et de créer un réseau de bureau, ils peuvent également :
- Configurer les files d'attente pour les appels entrants et sortants ;
- Ajouter et supprimer des canaux ;
- Créer des enregistrements audio et des messages d'accueil ;
- Connecter la messagerie vocale ;
- Créer et configurer des appels de groupe et des conférences ;
- Créer des listes blanches et noires de numéros ;
- Utiliser l'audio au lieu des bips standard.
Veuillez noter que la liste des services téléphoniques PBX supplémentaires peut varier en fonction de l'opérateur sélectionné.
En conclusion, il convient de noter que la téléphonie est la méthode de communication la plus économique pour appeler à l'international. Elle est idéale pour une utilisation aussi bien au bureau qu'à la maison. Sa connexion rapide, sans carte SIM, et l'accès aux services de communication hors itinérance permettent de profiter d'une transmission audio de haute qualité. Le prix d'un PBX virtuel est relativement bas et dépend de plusieurs facteurs.
La téléphonie PBX cloud est un outil de communication moderne. Sa fonction principale est d'offrir un moyen de communication pratique et polyvalent. L'attribution d'un numéro virtuel permet aux utilisateurs de résoudre de nombreux problèmes commerciaux, d'améliorer la relation client et de saisir de nouvelles opportunités de développement. C'est pourquoi un système PBX IP numérique gagne en popularité chaque année et constitue une véritable alternative au téléphone fixe.