Wprowadzenie

W wielu firmach telefon dzwoni wtedy, gdy pracownicy są już zajęci. Ktoś obsługuje klienta, ktoś wyszedł na chwilę, ktoś inny jest w trakcie ważnego zadania. Grupa dzwonienia sprawia, że połączenie nie zostanie zgubione. Dzięki niej kilka osób może odebrać tę samą rozmowę, a wolny pracownik zrobi to jako pierwszy. To mała funkcja, ale znacznie ułatwia codzienną pracę.

Czym jest grupa dzwonienia

Grupa dzwonienia to zespół pracowników, których telefony dzwonią jednocześnie, gdy ktoś kontaktuje się z firmą. Zamiast polegać na jednej osobie, połączenie trafia do wszystkich członków grupy, co zwiększa szansę, że klient porozmawia z kimś od razu. Grupy dzwonienia są powszechnie używane w działach wsparcia, sprzedaży oraz recepcji, gdzie szybka reakcja ma duże znaczenie.

Jak działają grupy dzwonienia

Konfiguracja grupy dzwonienia jest bardzo prosta. Wystarczy wybrać osoby, które do niej należą, oraz ustawić sposób dzwonienia telefonów.

Najpopularniejsze opcje:

  • wszystkie telefony dzwonią jednocześnie i odbiera ten, kto jest wolny;
  • połączenie przechodzi kolejno od jednej osoby do kolejnej;
  • połączenia są rozdzielane równomiernie, aby każdy miał swoją kolej;
  • połączenie trafia do osoby, która najdłużej była dostępna.

Dzięki temu klient szybko dociera do właściwego pracownika bez długiego oczekiwania.

Zastosowanie grup dzwonienia w firmach

Grupy dzwonienia pomagają firmom zachować porządek i sprawiają, że klienci nie czekają zbyt długo. Ułatwiają pracę zespołową i zmniejszają stres w godzinach szczytu.

Dlaczego firmy ich używają:

  • pomagają uniknąć nieodebranych połączeń;
  • sprawiedliwie rozdzielają rozmowy między pracowników;
  • umożliwiają dołączenie osób pracujących zdalnie;
  • poprawiają ogólne doświadczenie klienta.

Przykład 1

Mały zespół wsparcia tworzy grupę dzwonienia, aby wszystkie telefony dzwoniły jednocześnie. Pierwsza wolna osoba odbiera i klient otrzymuje pomoc szybko.

Przykład 2

Zespół sprzedaży woli tryb sekwencyjny. System dzwoni najpierw do jednego handlowca, a jeśli nie odbierze, przełącza na kolejnego.

Przykład 3

Zdalny zespół pracujący z domu korzysta z równomiernego podziału połączeń, aby każdy otrzymywał sprawiedliwą liczbę rozmów.

FAQ

Czym jest grupa dzwonienia?

To zestaw numerów wewnętrznych, które otrzymują to samo połączenie przychodzące, aby każdy z zespołu mógł je odebrać.

Jak pomaga grupa dzwonienia?

Pozwala szybciej odebrać połączenia i ułatwia rozdzielanie obowiązków między pracownikami.

Jak ją skonfigurować?

W systemie VoIP lub w chmurze PBX wybierasz osoby, które mają należeć do grupy, i określasz sposób dzwonienia ich telefonów.

Czy można dodać numery komórkowe?

Tak, wiele systemów VoIP umożliwia dodanie numerów komórkowych, dzięki czemu pracownicy zdalni również mogą być częścią grupy.

W prostych słowach

Grupa dzwonienia pozwala, aby kilka osób mogło odebrać to samo połączenie. Dzięki temu praca zespołu jest płynniejsza, a klienci szybciej uzyskują odpowiedź.